Tällä sivulla on kerrottu, mitä tietoja Asianajotoimisto Traditio Oy kerää asiakkaistaan, mistä tietoja hankitaan ja mihin niitä käytetään sekä missä tilanteissa tietoja luovutetaan.

Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti ja yksityisyyttä kunnioittaen.

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Traditio Oy
Y-tunnus: 0654599-2
Huopalahdentie 24, 00350 Helsinki
+358 (0)9 624 844
toimisto(a)traditio.fi

Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö

Oona Saarinen
+358 (0)400 895899
oona.saarinen(a)traditio.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja käyttötarkoitus

Siltä osin kuin toiminnassamme kerätään henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä ja tietosuojaa.

Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.

Miksi henkilötietoja kerätään?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat oikeutettu etu, sopimus tai henkilön itsensä antama suostumus, lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste määräytyy kulloisenkin käsittelytarkoituksen mukaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• asiakassuhteen ja asiakaspalvelun sekä muun yhteistyösuhteen hoitaminen
• asianajotoimintaan liittyvien toimeksiantojen hoitaminen
• asiakkaan tai muun sidosryhmään kuuluvan tahon ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
• asiakkaiden tunnistaminen ja esteellisyystarkistusten tekeminen
• henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
• lakisääteiset velvollisuudet

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun

Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen tai siihen rinnastettavan asiallisen yhteyden hoitamiseen, asiakasviestintään sekä asianajopalveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja suojaamiseen.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi laskutusta, perintää ja oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten sekä väärinkäytösten ja turvallisuusriskien ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä toteutetaan siten, ettei rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia loukata, ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen

Voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi ja toteuttaakseen viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Henkilötietojen käsittely voi perustua asianajotoimintaa koskevaan lainsäädäntöön sekä esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeviin velvoitteisiin, jotka edellyttävät asiakkaan tunnistamista ja henkilöllisyyden todentamista (KYC), tietojen keräämistä ja säilyttämistä sekä tarvittaessa niiden luovuttamista toimivaltaisille viranomaisille. Lisäksi henkilötietoja käsitellään muiden soveltuvien lakien, viranomaismääräysten ja kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen

Käsittelemme henkilötietoja ennen kaikkea asiakassuhteen hoitamista ja toimeksiannon toteuttamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin. Tietoja käsitellään muun muassa toimeksiantosopimusten hallinnointiin, asianajopalveluiden tarjoamiseen ja toteuttamiseen, asiakasviestintään sekä sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu muuhun tarkoitukseen, joihin henkilö on suostunut

Käsittelemme henkilötietoja sellaisissa käyttötarkoituksissa, jotka perustuvat henkilön antamaan nimenomaiseen suostumukseen. Suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely voi koskea esimerkiksi suoramarkkinointia, sähköistä viestintää tai muita vastaavia tarkoituksia. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Sähköinen suoramarkkinointi toteutetaan vain lain sallimissa rajoissa ja rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella silloin, kun se on edellytyksenä.

Mitä henkilötietoja Traditio kerää?

Rekisterissä käsitellään ja kerätään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• perustiedot ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli)
• tunnistamis- ja yksilöintitiedot (henkilötunnus, yritystunnus sekä asiakas- ja sopimusnumerot)
• asiakkuus- ja sopimussuhdetta koskevat tiedot (asiakassuhteen alkamis- ja päättymisaika, toimeksiannot, oikeusturvavakuutuksen vakuutustiedot)
• asiakkaan itse antamat tiedot toimeksiantoon liittyen
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot (verkkolaskutusosoitteet)
• asiakaspalveluun, yhteydenpitoon ja viestintään liittyvät tiedot (ml. reklamaatiot ja niiden käsittely)
• Rahanpesulain edellyttämät tiedot (kaupparekisteriote, PEP-tiedot, sähköiset tunnistautumistiedot)
• vastapuolten ja muiden asianosaisen henkilöiden tiedot siltä osin kuin ne liittyvät toimeksiantoon
• palveluiden käyttö- ja tapahtumatiedot
• markkinointiin liittyvät luvat ja kiellot
• erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
• viranomaisilta, tuomioistuimilta tai muilta asiantuntijoilta saadut tiedot, jotka liittyvät toimeksiantoon
• toimeksiannon luonteesta johtuvat erityiset henkilötietoryhmät (kuten terveystiedot, rikosasioihin liittyvät tiedot tai muut arkaluonteiset tiedot), siltä osin kuin niiden käsittely on toimeksiannon toteuttamiseksi välttämätöntä

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Säilytysajat määräytyvät muun muassa lainsäädännön asettamien velvoitteiden (kuten rahanpesulain ja asianajajatoimintaa koskevan lainsäädännön) sekä mahdollisten reklamaatio- ja vastuuaikojen perusteella.

Suomen Asianajajien julkaisemien ohjeistusten mukaisesti toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytetään vähintään kymmenen (10) vuoden ajan toimeksiannon päättymisen jälkeen.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, ellei niiden edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin tai rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi.

Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen perustuu ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään toimeksiantosopimuksen solmimisen sekä toimeksiantoon liittyvien tapahtumien yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja muilta ulkopuolisilta tahoilta, kuten luottotietopalveluista tai vakuutusyhtiöiltä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä Asianajotoimisto Traditio Oy:n kotisivujen kautta, sähköpostitse sekä puhelimitse.

Tietojen luovutus ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan rekisteröidyn tietojen käsittelyyn liittyvien perusteltujen tarkoitusten mukaisesti voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille tai viranomaisille, jos lainsäädäntö tai viranomaisvelvoite niin edellyttää. Esimerkiksi asiakashallintajärjestelmän, salatun sähköpostin, sähköisen allekirjoituksen, laskutuksen ja palkanmaksun osalta tietoja käsittelevät ulkopuoliset toimijat sopimukseen perustuen.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli henkilötietoja poikkeustapauksissa siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla siten, että henkilötietojen suojan riittävä taso varmistetaan.

Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen mahdollisista siirroista EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sekä käytetyistä suojatoimista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietokannat ja niistä otetut varmistukset on suojattu asianmukaisesti lain edellyttämin tavoin. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus ja käytettävyys on varmistettu teknisin ja hallinnollisin järjestelyin. Henkilötietoja käsittelevät vain Tradition työntekijät, joiden toimenkuvaan tietojen käsittely kuuluu.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille. Ilmoitus toimitetaan ensisijaisesti rekisteröidyn rekisterissä olevaan yhteystietoon, kuten sähköpostitse.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jos tietojen käsittelylle ei ole laillista perustetta. Oikeus ei koske tilanteita, joissa tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön mukaisissa tilanteissa.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista.

Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojasta vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli hän katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

Lisätietoja tietojen käsittelystä

Kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa sekä omien tietojen tarkastusoikeuden käyttämisessä voi ottaa yhteyttä Oona Saariseen sähköpostitse oona.saarinen(a)traditio.fi.

Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Asianajotoimisto Traditio Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset seuraavasta linkistä:

https://tietosuoja.fi/